怎样主持好一场会议

怎样主持好一场会议？现代人非常讲究时间观念和注意效率，没有人愿意整天坐在会议室里参加那种没有结果的冗长的会议。无效的会议带来的问题不仅仅是浪费时间，更严重的是可能给整个管理带来负面的影响。

开会要有效，没有效益的会议纯粹是浪费时间。这种无效会议带来的负面效应可能是很多管理者们所始料不及的。上班族早上上班最怕听到的就是经理说开会，因为这很可能就意味着这一天必须坐在乏味的会议室里，听或说一些无聊的话而最终也没有任何收获。
 

不知道有多少的事情需要花一整天的功夫讨论，但是很显然下属们已经烦透了这种冗长而没有结果的会议。由此导致的情绪上的逆反和对经理的不信任，将对公司造成很坏的影响。

公司的业务会议一般分成两种。一种是讨论会，一种是通知会。讨论会是要就某一个或某几个议题请参会人员参加意见并最终作出决策；通知会是由某人或某几个人向与会者通报某些发生或要发生的事情或某项决定。一般说来，后一种会议不会太过冗长，因为不需要与会者参加意见，除非讲话的人太过啰嗦。

开好一个真正的讨论会看起来不是东方人的特长。我们的讨论会上很容易看到的情形是：要么大家各缄其口，干脆不发表意见；要么轻描淡写，东拉西扯；要么一言堂；要么长篇大论，云山雾罩。其结果就是，会是开了，但是没有人知道开会为了什么，开会做了什么，开完会还有什么要做。
 

有效的会议必须有明确的会议主题和目的。因此要求在会议之前制定出清晰的会议日程。在会议之前的半天到一两天之内，发到各个要参加会议的人员手中。会议日程不可以太早发，因为这容易使参加会议的人忘记，尤其是那些“日理万机”的经理们或奔忙不息的销售人员，但也不可以太晚，因为你必须给他们时间做准备。

一个完整的会议日程表至少应该包括：会议日期、会议时间、会议地点、参加人员名单、要求携带的材料等；要在会议上讨论的议题以及为每一个议题计划的时间；各个不同的议题由谁来负责，因为通常不同的议题可能是来自于不同部门的；以及各个不同议题的讨论过程，譬如讨论、依次询问、报告等等。对于那些要求在本次会议上必须得到某种结果，譬如决定或者计划的议题，也需要在会议日程中写出。

制定会议日程通常是经理的事，但这也不一定。有时候为了一个特别的事情召开会议就需要负责该事情的部门的人来制定日程。这个时候，他就叫做会议的“所有者”。一般说来，我们开会时会议的所有者就是会议的主持者，但是实际上不必如此，因为有时候会议所有者希望更专心地参加各议题的讨论，这时候他就可以指定某人作为主持人。主持人的责任只是保持会议能够按照预订的日程顺利地进行，把握会议的方向而不必过多地参加到各个议题的讨论中去。会议的第三个必需的角色是记录，记录者可以由会议所有者或主持人推荐，也可以毛遂自荐，对他的要求是要“会”记录，即条列清楚地记下发言人的观点而不是每一句话，写字要清楚以便会后传阅或者交给秘书打印。记录的一个好办法是每写满一张纸就把它钉在墙上以便每一个与会者都知道。会议上最不可缺的一个角色是“闹钟”，即时间控制者，如果没有这样一个“闹钟”或者他工作不负责任，会议就很可能会失去控制，从而变成一个“马拉松会议”。

有效会议的一个重要标志是，一定要有人对会议邀出总结。即对会议讨论的各个议题所得到的观点作出总结，得出结论，作出决定。会议的结果通常应该包含一项重要内容即“行动计划”，对所讨论的议题列清楚，会后“谁”负责在“什么时候”完成“什么事”，向“谁”报告，还有“谁”参加等等。这样的会议总结报告和行动计划，通常可以成为下一次会议的第一项议题，即检查上一次会议的落实情况。