怎么主持会议

怎么主持会议？很多时候，管理者不但要在会议上发言，还要主持会议，充当会议主持人的角色。会议主持人是会议的“舵手”，要随时把握、驾驶好会议之舟，启发引导大家，始终遵循会议既定的议题、日程，进行充分地研讨，才能如期达到预想的目的。这就要求管理者必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题，怎么个开法，有哪些要求，与会者要承担什么任务等。其中，哪一项应由与会者在会上作出决定；哪一项只需听一听与会者的意见，以便进一步补充；哪一项只是告知性地打打招呼，介绍一下情况，暂不讨论等等。而要与会人听得明白，那么，主持会议的领导者就必须讲得清楚，把会议的目的、要求、内在诸项一一交代给大家，层次要清晰，逻辑要严密，表达要准确，中心要突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所遵循。

开会时往往有这种情况：有时大家意见比较集中，而会议主持人却不能及时总结，提醒大家转入另一项议题，出现了冷场，拖延了时间；有的在征求大家意见时，有的人一声不吭，有的人翻来覆去，谈不到点子上，越扯越远；也有时人们争论不休，互不服气……

会议上发生了冷场、争论、跑题等情况怎么办？这就要求管理者能够细致了解会议进程，掌握与会人员的心理，恰到好处地、适时地对会议进行引导。意见基本一致时，立即终止；意见大同小异时，允许求同存异；很难一致时，下次再议；对于离题太远的发言，管理者可寻找时机予以引导、提醒，拉回正题。为了不分散大家的精力，不浪费大家的时间，不冲击会议的中心议题，管理者必须十分注意掌握讲话的时机和“火候”。

管理者还要注意掌握说话的分量和分寸。

语言的分量是由词意和态度两个主要因素构成的。词意是指语言的本意，态度是指表达时所持的表情和情绪。比如，主持会议的领导，要批评下级人员的工作差错或较大的失误，这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错，而批评的分量过重，未免有小题大做之嫌，本人不服气，大家也不满意。如果是较大失误，而批评分量过轻，既达不到教育本人的目的，又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感，不能使闻者足戒。当然，不做具体分析，以理服人，而是无限上纲，乱扯一通，也不会有好效果。因此，根据问题的性质、程度，在讲的时候，就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。

分寸是衡量语言分量的尺度。

而要把握好分寸，一是注意词意上的细微差别，尤其是同义词、近义词之问的细微差别。二是注意态度和语调的区别，这种分寸也是会影响到分量的。

我们的目的是，既要弄清问题，又要教育别人。指出问题的严重性，进行严肃的批评，不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻，态度粗暴，甚至出口伤人，以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事，必定造成对方的反感和抵触，不利于问题的解决，也不利于团结。

管理者在主持会议时，一定要特别注意以下问题：

会议要准时开始

这是管理者最容易贯彻的一条原则。而由于种种原因，又是难于贯彻的一条。人们由于缺乏会议意识，有的是觉得会议不重要，9点通知10点到；有的是为了显示身份，为了显示自己与众不同，故意姗姗来迟。在这种情况下，领导应以身作则，这样才能使会议有个良好的开端，也是提高会议效率的第一步。

要开宗明义

通常在开会前分发给与会者的议程表中，你已经制定了会议的内容和目的。但在会议开始时，仍有必要重申一下会议的内容和目的。这将帮助与会者清楚了解要讨论的问题，容易澄清任何可能出现的最后一刻的混乱。

良好的开端是成功的一半

开场白最多不超过一分半钟。管理者的任务是把问题清楚全面地向大家摊开。他还需讲清解决问题的迫切性，以促使大家立即行动。拖泥带水的开场白会削弱解决问题的紧迫感，使会议刚开始就面临失败。

用丰富多彩的语言来表达自己的想法，使听者感兴趣。明快生动的开场白能提高整个会议的调子和节拍。正如俗话所说，良好的开端是成功的一半。

提供背景材料让大家决策

在开场白中，要明确告诉大家先讨论一下所有的背景材料，再寻找解决问题的办法。应指出如果不这样做，个人就会取代会议变成决策工具。如果某个与会者想仓促行事，要阻止他。

动员所有与会者出谋献策，几乎每次会议总有些默不作声的人。会议要开得使每个与会者都能谈看法、出主意，最后归纳，作出决定。

务必让每个与会者发言

务必让每个人都参加讨论，参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论，设法让他在会上发言，明确表态。这样，会后他再也不能说不同意了。这点要取得其他与会者的配合。这是一种领导艺术，这种领导艺术能节省许多开会时间。

开会时私下交谈只会引起冲突和不和。管理者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在，可以把大家的注意力引到他身上，和蔼地请他把所讲的告诉大家。

管理者要善用调和艺术

在会上，管理者的职能不外乎把大家的意见加以分类、筛选、澄清并给予指导。他要记录事实，引导讨论避免产生意见冲突和意气用事。引导与会者朝着可能解决问题的目标前进。每当人们面对面讨论时，感情或事实肯定会交织在一起。但是，如果你能采取中立的立场，会议上的感情气氛就会淡薄些，会议也就比较容易掌握。如果你非表态不可，尽量通过部门里其他人来表示，也可以引用与你观点相同的与会者的话。

防止会议上的紧张气氛

防止个人之间或者团体之间产生不融洽的情绪。一旦出现，要立即解决。避免在会上讨论“敏感”的问题。讲些幽默的话语，使气氛变得轻松一些。指出可能双方都没有错，只不过是对问题的看法和立场不同。待紧张气氛有所缓和时，再回过来实事求是地讨论这个问题。

应付分歧意见的技巧

对分歧不要视而不见，也不要设法回避。承认分歧，并提请与会者注意。把分歧意见公布于众，供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方：“你到底站在哪一方？”然后再问：“你为什么采取那个立场？”最后问：“你建议我们应做些什么？”这样，他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。

防止“冷场”的办法

一发现要出现“冷场”，立即用评论、提问或解释的方法，鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少，意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。

提问的措辞应朴实无华

管理者往往如此发问：“不知各位有何高见？”这一句话就把想说的人也吓住了。倒不如改为：“各位有什么想法呢？”朴实无华，效果反倒好一些。措辞平和，来自人人平等的原则，给人带高帽或贬低人的提高，措辞效果不会好。

给人台阶

设法用幽默的语言来扫除会议中有人下不来台的障碍。当紧张气氛得到缓和后，每个人都感觉轻松了。不愿认错的人也有台阶下了，而且顾全了他人的面子。

在讨论中要经常归纳提醒

归纳小结是向大家报告会议进展情况的一种技巧。管理者也可以把分歧意见进行归纳，以提请与会者注意。否则，不同意见在讨论中会被忽视。如果到会议结束时才冒出来，会使大家感到沮丧。

会议中的小结不超过30秒钟

归纳小结不要超过30秒钟。这段时间完全够用。寥寥数语不仅不会影响会议的进展，还可以向全体与会者表示你是珍惜时间的，并设法把大家的想法引向深入。

会议要适时而止

会议议程一经发出，不要更改，不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了，要立即采取行动。明确告诉大家，要在规定的时间内开完会。这一举动，是很得人心的。