办公室文件管理制度

　　办公室文件管理制度（一）

　　（一）总则

　　一、本管理制度旨在确保学校文件收发的完整、及时、准确，促进学院内部及学院和上级部门的信息沟通，提高各部门组织管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以学院名义发布的各类公文包括请示、报告、决定、通知、意见及规定等等，上级主管部门下达的各类公文，以及各部门上报的各类文件资料。

　　三、文件收发要做到仔细、认真、及时、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件应在文件登记表上的作好登记，填写应仔细、如实、及时，并由办公室人员签字确认。登记表须保持清洁、保存完整以备归档之用。

　　2、联络员在校团委领取的文件应根据校团委的指示及文件内容的缓急，及时将文件送达学院领导或有关部门轮阅，并做好文件传阅记录以备查。

　　3、传阅文件应保持文件完整无缺，并在相应的时间内归还办公室。

　　4、分团委各部门每月月初和月末应按时上交当月的工作计划及总结。如要举办活动，应上交相应的计划和总结，未在规定时间内上交将按考核制度上的有关规定扣分。

　　5、各部门上交的计划和总结包含打印稿和电子稿，打印稿应存放在各部门文件夹中，电子稿应存放在办公室电脑各部门的文件夹下。

　　6、上交上来的打印搞应及时、认真、如实的做好各项登记，查看是否有图片并做好备注，上交电子稿时办公室接收人应确保其能打开并含有相关内容，做好相应的登记。

　　7、分团委所属各部门可根据需要在办公室查阅文件，但不得善自改动文件内容，查阅时应经过办公室有关人员的批准。

　　（三）、发文制度：

　　1、学院各类文件指在学校内部统一意见、发布通知、决定和沟通信息；向上级部门请示、报告重要事项等。

　　2、欲发放文件应先起草文件草稿，起草完毕后交有关人员审定，审定合格后方可发放。

　　3、根据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学院统一规定编号在发文登记表上分门别类地做好文件的具体信息的登记，学院任何发送文件都得做好登记，该登记表作为归档资料应妥善保存，不得遗失。

　　4、文件发送之前应加盖学院相应的公章。

　　5、对每一号文件办公室都须将文件原稿及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并存放在办公室文件夹下。

　　注：本管理制度由土建学院分团委办公室制定，并经过相关领导审阅通过。如有改动，以分团委办公室最新制度为准。

　　土木工程与建筑学院分团委办公室

　　办公室文件管理制度（二）

　　一、目的

　　为规范文件资料的管理，防止文件治疗的丢失，提高日常办公效率，特制定本规定。

　　二、适用范围

　　本企业个部门文件柜、资料柜、墙柜等。

　　三、细则

　　1、各部门办公室必须按规定的流程申请、购买文件柜。

　　2、各部门办公室必须充分利用文件柜的空间，现场不的摆放多余的和利用率低的文件柜，否则将强制收回。

　　3、文件柜必须定置摆放，文件柜内的物品也必须分类并定置摆放。

　　4、做好文件柜的标识，具体做到以下两点。

　　（1）文件柜表面贴上标签，且一律贴在门的右上角。

　　（2）文件柜内贴有“物品清单”，(www.huamate.com)且一律贴在右门的左上角。

　　5、文件柜物品必须按“物品清单”摆放整齐。

　　6、文件柜内资料必须编号，分类摆放。

　　7、文件必须装在文件夹内，文件夹必须有文件目录及编号。

　　8、文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无赃物、无垃圾等。

　　9、文件柜损坏或钥匙丢失，按规定的程序申报维修，不得擅自撬文件柜。故意损坏者，照价赔偿。

　　10、各部门办公室必须建立文件柜管理台账。

　　11、各部门办公室必须于每月月底自查文件柜，将自查结果报有关部门。

　　12、本规定由7S活动推行委员会办公室起草。

　　13、本规定接受权属于“7S检查小组”