文档管理制度

　　文档管理制度（一）

　　一、总则

　　1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。

　　2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。

　　3、适用范围：适用于本厂的技术文件的管理。

　　二、技术文件的编制

　　1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料 。

　　具体包括：

　　1）开发计划阶段：方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。

　　2）开发设计阶段：原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。

　　3）产品调试阶段：产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。

　　4）产品维护阶段：设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。

　　2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。

　　3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。

　　三、技术文件的提交

　　1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。

　　2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。

　　3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。

　　4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。

　　四、技术文件的归档

　　1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准；技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。

　　2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。

　　3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。

　　4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套：一套存放在公司服务器上，供查阅使用；一套刻录成光盘，做封存保管。

　　5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。

　　6、归档文件时，须填写<设计项目归档资料 清单>，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。

　　五、技术文件的借阅

　　1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。

　　2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写<借阅登记表>，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。

　　3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。

　　4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。

　　5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整<借阅文件记录表>。

　　六、责任 追究

　　各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失 或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任 的权利。

　　文档管理制度（二）

　　一、总则

　　第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。

　　第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。

　　二、收文的管理

　　第三条 公文的签收：

　　凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收

　　第四条 公文的编号保管：

　　1、 办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。

　　2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室 收发员进行登记编号保管，不得个人保存。

　　第五条 公文的阅批与分转。

　　1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

　　2、一般函、电、单据等，分别由办公室 收发员直接分转处理。

　　3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

　　第六条 文件的传阅与催办。

　　1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

　　2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

　　3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。

　　三、发文的管理

　　第七条 发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。

　　第八条 发文的范围：

　　1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

　　2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；

　　3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。

　　4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

　　5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。

　　6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

　　四、发文程序与要求

　　第九条 发文程序规定：

　　1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；

　　2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。

　　3、 办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；

　　4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；

　　5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；

　　6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；

　　7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；

　　8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

　　9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。

　　五、文件的借阅和清退

　　第十条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。

　　第十一条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。(www.huamate.com)任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

　　第十二条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

　　六、文件的立卷与归档

　　第十三条 文件的归档范围：

　　以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。

　　第十四条 立卷要求

　　1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

　　2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

　　4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。

　　七、文件的销毁

　　第十五条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。

　　文档管理制度（三）

　　1、负责收发、保管监理工作中的往来文件、通知、报告，整理会议记录；

　　2、收集所监理工程的技术资料，并按要求分类、编号、登记、保管；

　　3、负责接收业主提供的图纸、资料，并及时发给各专业监理工程师；

　　4、工程竣工后，做好项目监理档案资料的整理、归档工作；

　　5、认真做好计算机操作、文印及信息传递工作；

　　6、完成领导安排的其它工作。