WORD中利用“窗体”实现轻松输入

　　下面我们通过一个运动员报名表的制作来进一步了解窗体功能的特点及使用方法。　　1．创建窗体中固定结构
　　选择“文件”|“新建”命令，建立一新文档，并在其中键入说明文字：“XX科技大学第届田径运动会报名表”。在“第”字之后利用窗体工具栏中的“文字型窗体域”工具按钮插入一个文字型窗体域，用于输入相应信息。　　使用“插入表格”工具按钮插入一个2*9的空白表格，将表格第一行第6~8列进行必要的拆分与合并，并输入各种表头信息（参见图1），表格中的信息输入行目前只有一行，今后通过复制的方式可得到所需其它各行。
　　2．添加窗体域
　　在表格的第二行第1—6列及第9列依次用相应的工具按钮创建如下窗体域（参见图2）：
　　序号，姓名，备注：文本型窗体域；
　　性别：复选框型窗体域，并在此列内输入一说明文字：“男”；
　　单位、组别、项目一：下拉型窗体域。
　　你可通过按下“窗体域底纹”按钮以便为相应窗体域提供醒目显示。　　3．定制窗体域
　　将插入点分别定位至上述已添加的窗体域中，按下工具栏中“窗体域选项”按钮，即可利用相应对话框实现对指定窗体域的设置。举例说明如下：
　　序号：在“文字型窗体域选项”对话框的“类型”下拉列表中选择“数字”，“最大长度”调整为4位，必要时还可指定默认数字与数字格式，在“启用填充”复选框中打勾以使该窗体域有效；再按下“添加帮助文字”按钮，出现“窗体域帮助文字”对话框，在“状态栏”页面的编辑框中输入“按F1提供帮助”，并在“‘F1’帮助键”页面的编辑框中输入“请在此输入运动员序号（4位数字）”。这样，当用户使用相应窗体域时将在状态栏中出现要求按F1的提示，而按下F1则将弹出一个信息框以说明所需填写的项目。参见图3、4。　　如果你是编写“宏”程序的高手，你还可利用“宏”功能使插入点移入或移出相应窗体域时进行一些自动处理。而通过为窗体域指定“书签”名，可在文档的其它部分引用此窗体域的信息。
　　性别：在“复选框型窗体域选项”对话框中指定所需的复选框大小，默认值，并为其指定帮助文字，方法与上述相仿。参见图5。　　单位：在“下拉型窗体域选项”对话框的“下拉项”编辑框内依次填入各下拉列表项，按下“添加”按钮将各项内容加入列表中，对于已有的列表，你也可重新指定其顺序或删除指定项，最后还可根据需要为其指定帮助文字，参见图6。
　　4．复制生成其它窗体域
　　表格中许多内容是重复的，不必全部用上述方法重建，通过适当的剪贴即可生成其它内容。
　　将项目一单元格内容复制到项目二与项目三，一个完整的信息行已经就绪，其后选取第二行，将其拷贝至剪贴板，通过复制得到足够的表格行。
　　5．格式化窗体域
　　选中各窗体域，使用普通的格式化工具指定其字体、字号、对齐方式等。
　　6．窗体的保存与保护
　　由于所有窗体域使用之前必须处于“保护”方式，同时也避免无意中破坏窗体设置，故必须对窗体进行保护。可用“工具”|“保护文档”命令打开“保护文档”对话框，指定保护内容为“窗体”，同时设置保护口令，如图7所示。为便于今后反复使用，可将上述文档以模板方式保存，方法是用“文件”|“另存为”命令修改“保存类型”为模板方式，并将其存放在TEMPLATES子文件夹下。
　　7.使用“窗体”
　　当你打开一个新的受保护的窗体时，其第一个域将被选中（突显），你可依次对各文字域进行输入，对复选框进行标记，对下拉列表进行选择，而文档的其它文字与表格部分不能修改。每完成一个窗体域输入，按下TAB或ENTER键后，WORD将检查你键入的内容是否有误，如有错，将显示一条出错信息，反之选定下一个域。如前所述，进入各窗体域时，将在状态栏出现相应信息，而按下“F1”键则将弹出一条说明信息。

　　8.保存“窗体”数据
　　由于窗体所收集的主要是窗体数据，而非文档本身，故可仅将窗体数据以适当分隔的文本文件方式存放，以供如EXCEL或数据库管理系统作进一步处理。此时可按下法操作：选择“工具”|“选项”命令，打开“选项”对话框，在其“保存”页面中的“保存选项”复选框中选定“仅保存窗体域内容”，然后用“文件”|“另存为”命令保存窗体数据文件为纯文本文件即可。